Stanowisko BCC w sprawie faktur elektronicznych

Zgodnie z naszymi szacunkami w Polsce co roku wystawia się około 2 miliardy faktur VAT, koszty ich wydrukowania i przesyłu przekraczają 5 miliardów złotych, a do ich wystawienia zużywa się ponad 20 tysięcy ton papieru. Wobec tych liczb upowszechnienie stosowania faktur elektronicznych jest oczywistą koniecznością. W prosty sposób zmniejszy ono również codziennie odczuwaną przez przedsiębiorców uciążliwość działania administracji podatkowej, a jednocześnie – co należy podkreślić  –  w żaden sposób nie obciąży ani nie utrudni pracy tej administracji.

W celu upowszechnienia faktur elektronicznych w praktyce gospodarczej należy oczywiście odstąpić od wymagania tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub EDI jako jedynych dopuszczalnych sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści. Dowodem na to, że wymogi te są niczym nieuzasadnionymi barierami na drodze do upowszechnienia się faktur elektronicznych jest sytuacja w tych państwach członkowskich UE, które nie stosują tych wymogów. Tak jest na przykład w Wielkiej Brytanii oraz państwach skandynawskich, gdzie – w największym skrócie – autentyczność i integralność faktur elektronicznych może być zapewniana za pomocą praktycznie dowolnych środków.
W państwach tych stopień upowszechnienia faktur elektronicznych jest nieporównywalnie wyższy niż w Polsce, a jednocześnie brak jest danych o utrudnieniu pracy tamtejszych administracji podatkowych.

Zezwolenie podatnikom na zapewnianie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych swobodnie przez nich wybranymi sposobami jest jednak niewystarczające. Konieczne jest również właściwe uregulowanie następujących kwestii:

1. Przechowywanie faktur

Zgodnie z dziś obowiązującymi przepisami faktury elektroniczne muszą być przechowywane przez wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej i to w sposób spełniający
szereg rygorystycznych wymagań co do dostępu organów podatkowych do tych faktur. Tymczasem w praktyce – zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorców – często
zdarza się, że wystawienie faktury następuje de facto w formie papierowej. W systemie komputerowym wystawcy jest generowany plik (np. w formacie pdf), który jest drukowany jako kopia na drukarce wystawcy i przesyłany pocztą elektroniczną do odbiorcy, który drukuje egzemplarz faktury jako oryginał na swojej drukarce. Oba egzemplarze są zatem de facto fakturami papierowymi, a jedynie przesyłka faktury następuje w formie elektronicznej.

W praktyce u wielu przedsiębiorców zdarzają się też sytuacje odwrotne. Mianowicie, oryginały faktur wysyłane są drogą tradycyjną (jako papierowy dokument). Natomiast ich kopie nie są drukowane, lecz przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Wreszcie, wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych, którzy są odbiorcami dużych ilości faktur
– skanuje otrzymane oryginały i przechowuje ich obraz w swoich elektronicznych systemach obiegu dokumentów. Papierowe oryginały umieszczane są w archiwach, a w praktyce (np. do czynności księgowania) wykorzystywane są skany.

Powyżej wskazano tylko przykłady sytuacji, w których z biznesowego punktu widzenia konieczne lub korzystne jest przejście z formy papierowej na elektroniczną lub odwrotnie.
Co istotne, z obowiązujących przepisów nie wynika w sposób jasny, że są one zgodne
z prawem. Wszystkich takich sytuacji nie sposób z góry przewidzieć, gdyż wynikają one
z szybko zmieniającej się sytuacji gospodarczej. Dlatego niezmiernie ważne jest, aby nowe przepisy rozporządzenia Ministra Finansów wyraźnie umożliwiały swobodne
i bezproblemowe przechodzenie z formy papierowej na elektroniczną i odwrotnie.

W związku z tym wprowadzone powinny zostać następujące zmiany:

- likwidacja obowiązku przechowywania faktur w tej samej formie w jakiej zostały wystawione i przesłane, a w szczególności wprowadzenie wyraźnego zezwolenia na przesyłanie faktur drogą elektroniczną a następnie na ich drukowanie przez odbiorcę (takie faktury byłyby traktowane jak faktury papierowe), a ponadto wyraźnego zezwolenia na swobodny wybór formy dla oryginału i kopii faktury (wystawca mógłby np. zachowywać elektroniczne kopie faktur przesłanych odbiorcom papierowo);
- ograniczenie wymagań dla przechowywania faktur elektronicznych do zapewnienia autentyczności i integralności oraz czytelności faktur w sposób swobodnie wybrany dla podatnika;
- wyraźne zezwolenie na zmianę formatu danych przechowywanych faktur elektronicznych oraz na inne zmiany ich formy, o ile zostanie zachowana ich treść;
- zapewnienie swobody wyboru miejsca przechowywania faktur oraz zrezygnowanie
z obowiązku powiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o przechowywaniu faktur poza terytorium kraju;
- wyraźne zezwolenie, aby faktury elektroniczne kierowane do tego samego podmiotu nie musiały zawierać wszystkich danych, a jedynie dane identyfikujące konkretną transakcję
(tzw. nagłówki zbiorczych plików itp.);
- wyraźne wskazanie, że faktury przechowywane zgodnie z powyższymi zasadami
(w tym bez podpisów osób wskazanych w przepisach o rachunkowości, a za to opatrzone elektroniczną dekretacją) stanowić będą ważne dowody księgowe.

2. Wyrażanie akceptacji na wystawianie faktur w formie elektronicznej

Zgodnie z dziś obowiązującymi przepisami wystawca musi uzyskać zgodę odbiorcy na wystawienie i przesłanie faktury w formie elektronicznej w ściśle określonej formie
– pisemnej, elektronicznej poświadczonej tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub za pomocą EDI.

W praktyce często zdarza się – zwłaszcza w przypadku podatników wystawiających regularnie duże ilości faktur – że otrzymanie akceptacji w formie pisemnej jest znacznie utrudnione. Głównym kanałem komunikacyjnym pomiędzy przedsiębiorcą a klientami są dziś infolinie lub strony internetowe (elektroniczne biura obsługi klienta). W przypadku mniejszych przedsiębiorców kontrahenci zazwyczaj umawiają się co do sposobu dostarczenia faktury telefonicznie lub pocztą elektroniczną.

Wielu odbiorców nie decyduje się na wyrażenie akceptacji w obawie o skuteczność faktur elektronicznych. Podatnicy obawiają się na przykład, że stracą prawo do odliczenia naliczonego VAT. Klienci przedsiębiorców telekomunikacyjnych obawiają się natomiast utrudnień w rozliczeniu ulgi internetowej w PIT.

Naszym zdaniem należy uznać, że wyrażenie akceptacji na wystawienie i przesłanie faktury w formie elektronicznej powinno być możliwe w dowolnej formie (w szczególności za pomocą wypełnienia stosownego formularza na stronie internetowej, przesłania akceptacji pocztą elektroniczną czy zgłoszenia akceptacji poprzez infolinię telefoniczną).

Należy również zwrócić uwagę na szereg problemów praktycznych związanych z cofaniem akceptacji. Zgodnie z obecnymi przepisami, w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Wystawienie faktury po tym terminie może zatem skutkować daleko idącymi skutkami (utrata prawa do odliczenia u odbiorcy, odpowiedzialność karno-skarbowa wystawcy). Tak daleko idące sankcje nie są uzasadnione, zwłaszcza w odniesieniu do masowych wystawców, u których proces przygotowywania
i wysyłki faktur jest w istotnym stopniu zautomatyzowany, a powstrzymanie wysyłki faktury elektronicznej może nie być możliwe. 

Naszym zdaniem, należałoby przyjąć rozwiązanie zgodnie z którym wystawca nie ponosi skutków prawnych w przypadku uchybienia co do formy wystawienia faktury. W przypadku, w którym odbiorca życzyłby sobie otrzymać fakturę w innej formie niż pierwotnie wystawiona, miałby on po prostu prawo do żądania wystawienia duplikatu z określeniem czy duplikat ten powinien mieć formę papierową czy elektroniczną.

Alternatywnie, należałoby przyjąć, że cofnięcie akceptacji na otrzymywanie faktur elektronicznych jest skuteczne po upływie terminu określonego w umowie między stronami. Takie rozwiązanie dałoby przedsiębiorcom wystawiającym faktury masowo czas na odpowiednie przeprowadzenie procesu zmiany formy wystawianej faktury VAT.

W związku z tym wprowadzone powinny zostać następujące zmiany:

- odbiorca powinien móc wyrazić akceptację w dowolny sposób;
- wyrażenie akceptacji powinno być możliwe także po otrzymaniu faktury elektronicznej;
- odbiorca, który nie wyraził akceptacji na fakturę elektroniczną powinien mimo to mieć prawo do odliczenia, a ponadto powinien móc żądać wystawienia papierowego duplikatu na zasadach ogólnych (poza wystawieniem takiego duplikatu, wystawca nie byłby zobowiązany do innych działań, ani też nie ponosiłby żadnej odpowiedzialności, chyba że jego działanie wyrządziło odbiorcy udowodnioną szkodę);

3. Wystawianie korekt oraz duplikatów faktur

Zgodnie z obowiązującymi dziś przepisami korekty oraz duplikaty faktur VAT powinny być co do zasady wystawiane w tej samej formie co faktura pierwotna. Wystawienie papierowej korekty lub duplikatu faktury elektronicznej jest możliwe po spełnieniu warunków, które
w naszej ocenie nie zostały określone wystarczająco jasno i precyzyjnie.

Utrzymanie takiej sytuacji nie znajduje naszym zdaniem żadnego uzasadnienia. W praktyce forma wystawiania korekt oraz duplikatów faktur powinna być możliwie elastyczna
i wygodna, dopasowana do potrzeb wystawcy i odbiorcy.

W związku z tym powinno zostać wprowadzone wyraźne zezwolenie na swobodę wyboru formy dla korekt i duplikatów, bez konieczności spełniania jakichkolwiek warunków, niezależnie od formy w jakiej została wystawiona oryginalna faktura.

Ocena: