Już od przyszłego roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT. To zmiana, która całkowicie zrewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Oprócz przygotowania technicznego – integracji systemów i przeszkolenia zespołów – warto zadbać także o wewnętrzną procedurę KSeF, czyli dokument opisujący zasady, role i odpowiedzialności w nowym modelu e-fakturowania.

Na czym polega procedura KSeF?

Procedura KSeF to wewnętrzna instrukcja obsługi e-fakturowania w firmie – opisująca, kto, kiedy i w jaki sposób wystawia faktury, nadaje uprawnienia, odbiera dokumenty czy reaguje na błędy systemowe. Choć przepisy nie nakładają formalnego obowiązku jej opracowania, w praktyce stanowi ona element dobrej organizacji i należytej staranności. Dobrze zaprojektowana procedura pomaga uniknąć błędów, usprawnia procesy i pokazuje, że firma działa w sposób przejrzysty i odpowiedzialny.

Jej celem jest uporządkowanie procesów i zapewnienie zgodności z przepisami ustawy o VAT oraz rozporządzeniami Ministra Finansów.

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wdrażany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm.

W praktyce już od lutego 2026 r. część faktur będzie trafiać wyłącznie do systemu, co oznacza okres przejściowy i ryzyko podwójnego obiegu dokumentów. Właśnie dlatego dobrze przygotowana procedura pomoże zachować porządek i uniknąć chaosu w tym czasie.

Dlaczego warto mieć procedurę KSeF?

Procedura KSeF to nie tylko dokument do szuflady, ale praktyczne narzędzie zarządzania procesem fakturowania.
Dzięki niej można jasno określić:

• kto odpowiada za wystawianie i weryfikację faktur,
• jak nadawane są uprawnienia w systemie,
• jak wygląda odbiór, archiwizacja i korekty dokumentów,
• co zrobić w przypadku awarii lub niedostępności systemu.

Takie uporządkowanie pozwala uniknąć pomyłek, przestojów i nieporozumień – szczególnie w większych organizacjach, gdzie proces fakturowania angażuje wiele osób i działów.

Procedura to także dowód należytej staranności – pokazuje, że firma świadomie wdrożyła wymogi KSeF i dba o zgodność z prawem. W razie kontroli podatkowej może stanowić realną ochronę przed zarzutem nieprawidłowości.

Większa przejrzystość i bezpieczeństwo

Jednym z najważniejszych elementów procedury są zasady dotyczące bezpieczeństwa i kontroli dostępu – m.in. logowania, certyfikatów, nadawania uprawnień i ochrony danych kontrahentów. W dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych takie regulacje są niezbędne, aby ograniczyć ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów.

W procedurze warto też zawrzeć tzw. plan awaryjny – co robić w razie niedostępności KSeF, jak wystawiać faktury offline i jak postępować po przywróceniu działania systemu.

Nie można również zapominać o kwestii archiwizacji faktur. Choć dokumenty w KSeF będą przechowywane przez 10 lat, nie zawsze pokrywa się to z wymogami prawa bilansowego. Dobrze więc określić w procedurze, kto ma dostęp do danych, jak długo są przechowywane i w jakiej formie – to ułatwia audyty, kontrole i zarządzanie dokumentacją.

Ochrona przed błędami i sankcjami

Od 2027 r. za niewystawienie faktury w KSeF lub błędne jej przesłanie będą grozić sankcje finansowe.
Odpowiednio przygotowana procedura pomaga tego uniknąć – minimalizuje ryzyko pomyłek i zapewnia spójność działań w całej organizacji.

Wdrożenie procedury to również szansa, by usprawnić komunikację między działem finansowym, IT i księgowością.
Warto w tym procesie skorzystać ze wsparcia ekspertów, którzy pomogą dostosować dokument do realiów konkretnej firmy – tak, by był nie tylko zgodny z przepisami, ale też praktyczny i dopasowany do codziennego obiegu faktur.

Podsumowanie

Choć procedura KSeF nie jest wymagana przez przepisy, w praktyce stanowi niezbędny element bezpiecznego wdrożenia e-fakturowania. Ułatwia zachowanie porządku, zwiększa bezpieczeństwo i daje pewność, że firma jest przygotowana na zmiany, które wkrótce obejmą wszystkich podatników VAT.

Dowiedz się więcej: Procedura KSeF – dlaczego warto ją mieć?

Autor: Łukasz Kacprzyk, Supervisor, Zespół Bieżącego Doradztwa Podatkowego w Grant Thornton

Kontakt: +48 22 205 4800, kontakt@pl.gt.com

Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie. W Polsce działamy od 1993 roku. Zatrudniamy zespół ponad 1000 osób, posiadamy biura w 7 kluczowych aglomeracjach, a rocznie obsługujemy ponad 2,4 tys. Klientów. Na świecie jesteśmy obecni w 147 krajach i zatrudniamy ponad 68 tys. pracowników, a historia firmy sięga 1904 roku.