Wprowadzone w ramach nowelizacji ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 rozwiązania tworzące pakiet tzw. tarczy antykryzysowej niosą ze sobą wiele zmian prawnych i organizacyjnych istotnych w prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, a szczególnie w zakresie funkcjonowania organów spółek.
Podsumowanie najważniejszych zmian
W celu ułatwienia działalności spółek w czasie epidemii COVID-19 w zakresie prawa korporacyjnego zaproponowano m.in.:
• wydłużenie do 13 lipca 2020 r. terminu zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych;
• umożliwienie odbywania zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy za pośred-nictwem środków komunikacji elektronicznej;
• umożliwienie odbywania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość oraz podejmowania uchwał w formie pisemnej oraz za pośrednictwem innego członka organu bez konieczności zawarcia takiej możliwości w umowie spółki lub statucie;
• zawieszenie terminów na złożenie wniosku o wpis w KRS;
• odroczenie w czasie obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego, jego zatwierdzenia oraz umiesz-czenia w repozytorium dokumentów finansowych (na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów);
• odroczenie w czasie obowiązku zwołania i odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy (na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów);
• wydłużenie ograniczenia czasowego badania sprawozdań finansowych przez jednego biegłego rewi-denta/firmę audytorską z 5 do 10 lat. Przedłużenie terminu na zgłaszanie beneficjentów rzeczywistych Ustawa przedłużyła o 3 miesiące termin na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Bene-ficjentów Rzeczywistych. Zgodnie z nową regulacją termin ten upływa 13 lipca 2020 roku (poprzednio obowiązek ten miał zostać wykonany do dnia 13 kwietnia 2020 roku).
Zdalne zgromadzenia wspólników/walne zgromadzenia akcjonariuszy Wprowadzono możliwość odbywania zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń akcjonariuszy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli zgromadzenie zostało już zwołane, natomiast dopiero ma się odbyć, ustawa przewidziała możliwość zmiany formy jego odbycia na zgromadzenia zdalne. W tym celu należy zawiadomić wspólników bądź akcjonariuszy w trybie przewidzianym dla zwołania zgromadzenia (ogłoszenie w MSiG albo zawiadomienie listowne ewentualnie e-mailowe, jeżeli wspólnicy bądź akcjonariusze wyrazili na to uprzednią zgodę).
Zawiadomienia trzeba dokonać najpóźniej 4 dni przed dniem odbycia zgromadzenia. Zgromadzenie takie musi zapewniać możliwość dwustronnej komunikacji oraz zabierania głosu przez jego uczestników, a także zdalne oddawanie głosów przez wspólników/akcjonariuszy oraz ich pełnomocników. Ustawa przewiduje obowiązek sporządzenia regulaminu, który określi szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniach. Zdalne posiedzenia zarządów i rad nadzorczych Wprowadzono możliwość odbywania posiedzeń zarządów i rad nadzorczych za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a także podejmowania uchwał w drodze głosowania pisemnego albo upoważnienia innego członka organu do oddania głosu. Ustawa przewiduje, że również wyznaczenie spośród członków rady nadzorczej przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady, jak i powołanie członków zarządu przez radę nadzorczą oraz zawieszenie ich w funkcjonowaniu może nastąpić w sposób zdalny, co może ułatwić zarządzanie spółką w czasie epidemii.
Możliwość przesunięcia terminów odbycia zwyczajnych zgromadzeń oraz publikacji sprawozdań finansowych Zgodnie z obowiązującymi przepisami zwyczajne zgromadzenia powinny odbyć się w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (w przypadku spółek których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – do dnia 30 czerwca). Wydane na podstawie tej ustawy rozporządzenie Ministra Finansów odroczyło ten termin o 3 miesiące. W związku z tym, zmianie uległ również termin przesyłania sprawozdań finansowych do repozytorium dokumentów finansowych. Należy to zrobić w terminie 15 dni od odbycia zgromadzenia, które zatwierdziło sprawozdanie finansowe. Ustawa zakłada również przedłużenie maksymalnego okresu badania sprawozdań finansowych spółki przez tego samego biegłego rewidenta/firmę audytorską. Limit ten został podniesiony z 5 do 10 lat. Pełnomocnictwa do reprezentowania spółki Także w ramach wcześniej obowiązujących przepisów można wypracować rozwiązania pozwalające na zachowanie ciągłości funkcjonowania spółki. Jednym z takich rozwiązań jest możliwość udzielenia pełnomocnictwa przez reprezentantów spółki. Tytułem przykładu można wskazać, że pomimo odbywania kwarantanny, członkowie zarządu spółki pozostają podmiotami uprawnionymi do zawierania umów w imieniu spółki i jej reprezentacji w pozostałych czynnościach (w tym także w realizacji ustawowych obowiązków).
W celu uniknięcia sparaliżowania działalności spółki, warto rozważyć skorzystanie z jednej z poniższych możliwości:
• zawarcie umowy drogą korespondencyjną – wysłanie za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera dwóch egzemplarzy umowy z podpisem członka zarządu (w przypadku jednoosobowej reprezentacji) lub członków zarządu (w przypadku, gdy reprezentacja spółki wymaga działania więcej niż 1 członka (ważne: oświadczenie woli złożone zostaje przez spółkę z chwilą złożenia podpisu przez ostatniego z członków za-rządu);
• ustanowienie pełnomocnika lub udzielenie prokury. W przypadku prokury, konieczna jest stosowna uchwała zarządu (podjęta jednomyślnie, w tym na posiedzeniu odbywanym zdalnie). Chociaż fakt powołania prokurenta należy zgłosić do KRS, może on wykonywać czynności od dnia powołania. W przypadku, gdy nie podjęto uchwały o ustanowieniu prokurenta, koniecznym będzie ustanowienie pełnomocnika. Zalecamy, by pełnomocnictwo zostało udzielone (i) jako rodzajowe (tj. do dokonywania czynności / zawierania umów określonego rodzaju) albo (ii) do poszczególnych czynności (zawarcia konkretnie oznaczonej umowy). Udzielenie ww. pełnomocnictw jest bezpieczniejszym rozwiązaniem niż udzielenie pełnomocnictwa ogólnego (np. „do reprezentowania spółki”), które łatwiej skutecznie zakwestionować. Jeżeli spółkę reprezentuje więcej niż jeden członek zarządu, również pełnomocnictwo musi zostać podpisane przez wymaganą liczbę członków zarządu.
Należy ponadto pamiętać, że w pełni dopuszczalne jest złożenie podpisów na dwóch egzemplarzach tego samego dokumentu, jeżeli złożenie podpisu pod jednym jest utrudnione albo niemożliwe. Mając na uwadze konieczność zaadaptowania się do wprowadzanych zmian, chcielibyśmy Państwu zaproponować rozwiązania prawne, które są adresowane do wszystkich działających przedsiębiorców, w tym spółek kapitałowych. Możemy Państwu zaoferować naszą pomoc prawną w ustanowieniu prokurenta oraz udzielaniu pełnomocnictw. Jesteśmy także do dyspozycji, w zakresie przygotowania bądź zaopiniowania regulaminu zgromadzeń odbywanych zdalnie. Ponadto, możemy również przygotować projekt polityki wynagrodzeń członków zarządu i rady nadzorczej spółek notowanych na GPW oraz zapewnić bieżący monit zmian terminów odbycia ZZW lub ZWZ i przesyłania sprawozdań finansowych do repozytorium. Prawnicy DZP na bieżąco odpowiadają na dziesiątki pytań klientów dotyczących bezpiecznego prowadzenia działalności w dobie epidemii koronawirusa pod kątem innych obszarów, w tym m.in. prawa pracy (badanie zdrowia pracowników, gości i kontrahentów, praca zdalna, nieobecność w pracy), ochrony danych osobowych (procedury, ankiety i formularze, “o co wolno, a o co trzeba pytać”), prawa umów (kwestia siły wyższej, zakłócenia dostaw), prawa podatkowego, etc. Jesteśmy do Państwa dyspozycji we wszelkich kwestiach prawnych związanych z pojawieniem się koronawirusa i jego wpływem na bieżącą działalność spółek, a w szczególności w zakresie przygotowania odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej zachowanie ciągłości biznesowej i bezpieczeństwa prawno-gospodarczego w spółce po ustaniu epidemii koronawirusa.
Alert DZP – aspekty korporacyjne tarczy antykryzysowej
Kontakt do ekspertów:
Robert Niczyporuk, Partner, Praktyka Prawa Spółek, Fuzji i Przejęć
E-mail: Robert.Niczyporuk@dzp.pl
Andrzej Dunikowski, Associate, Praktyka Prawa Spółek, Fuzji i Przejęć
E: Andrzej.Dunikowski@dzp.pl
