Współczesny system podatkowy oparty na dynamicznych zmianach przepisów, globalizacji oraz rosnącej wymianie informacji między państwami oraz rozwoju technologii stawia przed przedsiębiorstwami ogromne wyzwania.

Biorąc pod uwagę powyższe, nie można obojętnie przejść obok tematu cen transferowych i podatku u źródła. Statystyki pokazują, że po pierwsze, obszary te niejednokrotnie są zainteresowaniem organów podatkowych, po drugie to tam podatnicy popełniają najwięcej błędów, co w konsekwencji prowadzi do niemałych zaległości podatkowych, ale również odpowiedzialności nie tylko finansowej. Co do tego wszystkiego ma niedługo już obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF)? O tym więcej w dalszej części artykułu.

Podatek u źródła (WHT) – fundament międzynarodowego obiegu kapitału

Podatek u źródła występuje zarówno w ramach podatku PIT, jak i podatku CIT. Jego konstrukcja opiera się na opodatkowaniu nierezydentów w stosunku do uzyskanych przychodów z tytułu należności regulowanych, w tym stawianych do dyspozycji, wypłacanych lub potrącanych przez osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia.

Z uwagi na fakt, że polskiej administracji podatkowej trudno byłoby egzekwować podatek od zagranicznych podmiotów, to obowiązek poboru podatku i wpłacenia go do urzędu skarbowego przeniesiono na polskich podatników wypłacających wynagrodzenie z określonych tytułów.

W rezultacie polscy odbiorcy usług stają się w takim przypadku płatnikami podatku u źródła.

O jakie płatności chodzi? Głównie o licencję, dywidendy, odsetki, użytkowanie urządzeń przemysłowych, usługi reklamowe etc. Niejednokrotnie takie transakcje zawierane są w ramach grupy podmiotów powiązanych a kwoty wynagrodzeń są niemałe. Oczywiście w takim przypadku można skorzystać ze zwolnienia lub obniżonej stawki podatku, niemniej jednak wymaga to spełnienia szeregu warunków.

Ceny transferowe – zarządzanie ryzykiem podatkowym w transakcjach międzynarodowych

Ceny transferowe są tematem, który w szczególny sposób dotyczy podmiotów powiązanych kapitałowo lub osobowo. Są to ceny ustalane w transakcjach między podmiotami powiązanymi, które mają na celu rozliczenie kosztów i dochodów w sposób zgodny z zasadą „arm’s length”, czyli zasadą ceny rynkowej. Zasada ta zakłada, że transakcje między podmiotami powiązanymi powinny być przeprowadzane na takich samych warunkach, jakie byłyby stosowane w przypadku transakcji przeprowadzonych między niezależnymi podmiotami.

W kontekście międzynarodowego zarządzania ryzykiem podatkowym, ceny transferowe pełnią funkcję ochrony przed manipulacjami, które mogą prowadzić do zmniejszenia podstawy opodatkowania w wybranym kraju. Manipulowanie cenami transferowymi w celu obniżenia zobowiązań podatkowych jest jedną z głównych przyczyn nieprawidłowości w obiegu kapitałowym. W Polsce przepisy dotyczące cen transferowych regulowane są przez mi.n. ustawy o podatkach dochodowych oraz szereg rozporządzeń wykonawczych, a po spełnieniu przesłanek przedsiębiorstwa są zobowiązane do sporządzania lokalnej dokumentacji cen transferowych wraz z analizą porównawczą i informacją o cenach transferowych TPR , które stanowią dowód, że warunki transakcji były zgodne z zasadami rynkowymi.

Rola cen transferowych staje się kluczowa zwłaszcza w kontekście międzynarodowych przepływów kapitałowych, gdzie może pojawić się ryzyko, że zyski będą manipulowane w taki sposób, by unikać opodatkowania w Polsce. Dokumentacja cen transferowych staje się zatem narzędziem zarówno w ochronie interesów fiskalnych kraju, jak i w zabezpieczaniu uczciwości transakcji między podmiotami powiązanymi.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowoczesne narzędzie kontrolne

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najnowszych rozwiązań w polskim systemie podatkowym, które wprowadza obowiązek przesyłania faktur w formie elektronicznej do centralnej bazy danych administracji skarbowej. System ten stanowi narzędzie, które umożliwia natychmiastową kontrolę obrotu gospodarczego i fakturowania. Od lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników, co sprawia, że jeszcze więcej danych trafi bezpośrednio do fiskusa!

Co więc łączy podatek u źródła, ceny transferowe i KSeF

1. Koordynacja działań kontrolnych w transakcjach międzynarodowych – Podatek u źródła stanowi element kontroli nad przepływami finansowymi pomiędzy Polską a zagranicą, zaś ceny transferowe wymagają udokumentowania wartości rynkowych w transakcjach międzynarodowych. KSeF zaś umożliwia bieżącą kontrolę fakturowania, dzięki czemu organy skarbowe mogą w łatwy sposób weryfikować, czy przedsiębiorstwa działają zgodnie z przepisami w zakresie cen transferowych oraz czy podatek u źródła jest stosowany prawidłowo. Kiedy transakcje związane z transferami pomiędzy podmiotami powiązanymi są jednocześnie rejestrowane w systemie e-Faktur, organy skarbowe otrzymują kompleksowy obraz działań podatników.

1. Przeciwdziałanie nadużyciom i manipulacjom – Wszystkie trzy obszary mają na celu ograniczenie ryzyka nadużyć podatkowych. Podatek u źródła stanowi zabezpieczenie przed uchylaniem się od płacenia podatków przez zagranicznych inwestorów. Ceny transferowe chronią przed manipulacjami cenowymi, które mogłyby prowadzić do zmniejszenia podstawy opodatkowania w Polsce, natomiast KSeF zapewnia szybszą i bardziej efektywną kontrolę transakcji, szczególnie tych związanych z VAT-em, ale także innymi zobowiązaniami podatkowymi.

1. Zwiększenie efektywności administracji podatkowej – System KSeF wprowadza innowacyjne rozwiązanie w zakresie kontroli i obiegu dokumentów podatkowych, dzięki czemu zarówno podatnik, jak i administracja skarbowa mają pełny dostęp do faktur i innych dokumentów w czasie rzeczywistym. Ta efektywność przekłada się również na bardziej precyzyjne kontrolowanie transakcji międzynarodowych, które obejmują podatek u źródła oraz ceny transferowe, minimalizując ryzyko błędów w obliczeniach i niewłaściwego rozliczenia transakcji.

Tak jak wspomniano na samym początku – fiskus kontroluje ceny transferowe i podatek u źródła.

Prosty przykład: Polski podatnik płaci swojemu zagranicznemu podmiotowi powiązanemu należności licencyjne za korzystanie ze znaku towarowego. Kwota miesięczna to 200 000 w skali miesiąca, co daje ponad 2 mln w ciągu roku.

Niejednokrotnie więc podatnik składa wniosek o wydanie opinii o stosowaniu preferencji lub wniosek w ramach mechanizmu pay&refund. To i tutaj prawie zawsze organ wzywa o przedłożenie dokumentacji cen transferowych, trzeba o tym pamiętać.

Co więcej, nawet jeżeli te płatności są niższe – nie zapominajmy o zasadzie ceny rynkowej.

Co to oznacza w praktyce? 

Dane wskazywane w zakresie podatku u źródła muszą być spójne z cenami transferowymi. Pojawi się KSeF, więc organy podatkowe bez problemu zweryfikują poprawność naszych deklaracji – to na pewno.

A to nie wszystkie narzędzia, które posiada fiskus, bo jest jeszcze System Aranea – autorski system informatyczny KAS, który wspiera typowanie firm do kontroli skarbowych i celno – skarbowych. Łączy i analizuje dane z wielu źródeł: JPK, CEiDG, SENT, STIR, DAC7. Wykorzystuje on algorytmy do identyfikacji nieprawidłowości i ryzykownych powiązań.

Nie można też zapominać o nowych komórkach organizacyjnych w MF: Zespół ds. CIT oraz Centrum Kompetencyjne KAS w Krakowie.

Autorki:

Adrianna Szyszka – Manager i specjalistka ds. cen transferowych w kancelarii Staniek & Partners. Ukończyła prawo na Uniwersytecie Gdańskim i Uniwersytecie Jagiellońskim oraz szkołę prawa chińskiego. Specjalizuje się w podatkach dochodowych oraz zagadnieniach międzynarodowych cen transferowych. Autorka publikacji m.in. w „Rzeczpospolitej”, prelegentka i szkoleniowiec. Kontakt: adrianna.szyszka@staniekandpartners.com , +48 534 535 508

Martyna Pałka adwokat i doradca podatkowy w kancelarii Staniek & Partners. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w zakresie procedur podatkowych, podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) oraz podatku VAT. Na co dzień wspiera przedsiębiorców w złożonych kwestiach podatkowych, łącząc wiedzę prawniczą z praktycznym podejściem do biznesu. Kontakt: martyna.palka@staniekandpartners.com , +48 517 282 575