Prowadzenie firmy w Polsce to nie lada wyzwanie. Przepisy zmieniają się często, kontrole skarbowe są coraz dokładniejsze, a JPK (Jednolity Plik Kontrolny) staje się standardowym narzędziem weryfikacji poprawności działań przedsiębiorców.
Niestety – każda luka, każda nieścisłość, każdy błąd w zarządzaniu majątkiem może odbić się nie tylko na finansach firmy, ale i generować kontrole. Niektóre błędy podatkowe mogą kosztować firmę ogromne środki, a nawet konsekwencje karno-skarbowe.
Kiedyś zarzadzanie majątkiem, w tym inwentaryzacja, były procesem, który zwykle był traktowany jako nieistotny i zasadniczo znajdujący się w rękach księgowości.
Warto zatem zapamiętać – Inwentaryzacja NIE JEST zdarzeniem księgowym wynikającym z ustawy o podatkach, a zdarzeniem kontrolnym, określonym Ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości.
Inwentaryzacja – obowiązek, którego nie warto lekceważyć
Inwentaryzacja to nie tylko sprawdzanie „ile mamy na stanie”. To proces, który ma kluczowe znaczenie dla poprawności danych finansowych, a co za tym idzie – również dla spójności z danymi przekazywanymi w JPK KR ST (środki trwałe).
Niedokładna lub źle przeprowadzona inwentaryzacja może skutkować:
- niezgodnością stanów magazynowych,
- błędami w ewidencji środków trwałych,
- problemami z rozliczeniami podatkowymi,
- naruszeniem obowiązków sprawozdawczych wynikających z ustawy o rachunkowości.
Czym jest JPK KR ST i dlaczego jest tak ważny?
JPK to elektroniczna forma przekazywania danych podatkowych do urzędów. To narzędzie, które umożliwia skarbówce szybkie wykrywanie nieprawidłowości – również takich, które wynikają z błędnej lub niedokładnej inwentaryzacji, a co za tym idzie błędów w ewidencji.
Ustawa o rachunkowości w rozdziale 3 “Inwentaryzacja” zawiera przepisy dotyczące metod, terminów oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji. Przepisy te uszczegółowione zostały przez wytyczne zawarte w Krajowych Standardach Rachunkowości. Wskazówki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych można znaleźć w pkt 10.7-10.19 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 “Środki trwałe” (KSR nr 11, oraz MSR 16).
Dla spółek z prawa handlowego odpowiednim JPK będzie JPK – KR– ST, w którego schemie obowiązującej, ewidencjonujemy – wykazujemy zarówno zakupy podlegające amortyzacji, jak i te które podlegają amortyzacji jednostkowej – 100% w koszty, potocznie zwane wyposażeniem.
https://inwentaryzacjepro.pl/jpk-st-o-co-chodzi-z-nowymi-regulacjami-w-sprawie-srodkow-trwalych/
Warto zatem zauważyć, że wszystkie zakupy poczynione w organizacjach po 1 Stycznia 2026, powinny być ewidencjonowane jednostkowo aby mogły na koniec roku być wykazane w JPK – KR – ST, która powstawać będzie z danych zawartych w programie księgowym który obsługuje spółkę. Przy czym istotnie jest również to ze ich wartość w tym przypadku nie ma znaczenia, a jedynie okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok.
A co jeśli dane z inwentaryzacji nie zgadzają się z danymi z JPK ST?
Wtedy zaczynają się problemy: korekty, wyjaśnienia, a czasem nawet kary.
Co zatem grozi Zarządowi za źle wykonaną inwentaryzację?
Prezes Zarządu jest kierownikiem jednostki. Na nim zatem spoczywa odpowiedzialność za prawidłowy przebieg inwentaryzacji środków trwałych oraz poprawne ewidencjonowane i wykazanie różnic w jej wyniku. Jako dobry gospodarz jest odpowiedzialny za prawidłowe wykazanie stanu majątku firmy.
Zgodnie z art. 296 § 1 kodeksu karnego: ,,Kto, będąc obowiązany na podstawie przepisu ustawy, decyzji właściwego organu lub umowy do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku, wyrządza jej znaczną szkodę majątkową podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.”
W praktyce oznacza to, że nie wykazanie majątku niskocennego może być potraktowane jako jego zatajenie, a zatem próba oszukania fiskusa.
https://inwentaryzacjepro.pl/bezpieczenstwo-prawne-w-biznesie/
W kodeksie karno-skarbowym czytamy:
Art. 56 § 1: ,,Podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.”
Art. 80 § 1: ,,Kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.”
Art. 80b: ,,Kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.”
Poza aspektami odpowiedzialności karnej oraz karno-skarbowej, manager za spowodowanie szkody w zarządzanej spółce może także odpowiadać na gruncie przepisów cywilnoprawnych. W tym zakresie należy w szczególności rozważyć art. 293 § 1 kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba, że nie ponosi winy.
Link (https://inwentaryzacjepro.pl/inwentaryzacja-srodkow-trwalych-metoda-spisu-z-natury/metodyka-inwentaryzacje-pro/)
Jak się zabezpieczyć? Czy jest kompleksowe rozwiązanie?
Inwentaryzacje PRO – to ekspert w zakresie inwentaryzacji z 30-letnim doświadczeniem. Firma IPRO nie tylko przeprowadzi inwentaryzację, rozliczy wyniki księgowo, wykona raport podsumowujący, ale zaaplikuje rozwiązania pozwalające dbać o ten proces na bieżąco bez nakładów finansowych.
Co wyróżnia Inwentaryzacje PRO?
- Autorska METODYKA INWENTARYZACJE PRO, opracowana na podstawie wieloletniego doświadczenia i aktualnych przepisów.
- Zespół ekspertów, którzy wiedzą, na co zwrócić uwagę, by nie narazić firmy na błędy.
- Kompleksowe podejście – od przygotowania, przez wykonanie, aż po raport i rekomendacje.
- Bezpieczeństwo danych i procesów – zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości i JPK KR ST.
Dlaczego warto zlecić inwentaryzację firmie zewnętrznej?
Po pierwsze – obiektywizm. Zewnętrzny zespół patrzy świeżym okiem i zauważy to, co może umknąć własnym pracownikom.
Po drugie – odpowiedzialność. Dajemy nieograniczoną w czasie gwarancję na nasze działania, poddając się każdemu audytowi/kontroli.
Po trzecie – oszczędność czasu i zasobów. Inwentaryzacja nie musi paraliżować działania firmy ani być droga a Inwentaryzacje PRO potrafią ją przeprowadzić sprawnie i efektywnie.
Jeśli chcesz spać spokojnie, nie obawiać się kontroli i mieć pewność, że wiesz co widzi i wie urząd skarbowy na temat Twojej firmy, zadzwoń do IPRO. Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja to dziś nie luksus, ale konieczność.
