Już wkrótce przedsiębiorcy doczekają się wprowadzenia do kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej. Jest to jedna z najbardziej wyczekiwanych regulacji na polskim rynku pracy. Co zatem nas czeka? – komentarz ekspertki BCC dr Magdaleny Rycak.
Po pierwsze przepisy o pracy zdalnej zastąpią przepisy kodeksu pracy o telepracy. Rozdział regulujący telepracę w kodeksie pracy zostanie zastąpiony rozdziałem o pracy zdalnej, a to oznacza koniec batalii pt. „praca zdalna a telepraca”. Bazę dla nowych przepisów o pracy zdalnej (jak wynika z rządowego projektu) stanowią jednocześnie przepisy kodeksu pracy o telepracy.
Zgodnie z projektowanym nowym art. 67(18) k.p. praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (definicja pracy zdalnej).
W praktyce oznacza możliwość elastycznego uzgadniania wykonywania pracy zdalnej. Nie ma przy tym znaczenia jej częstotliwość. Może być wykonywana np. raz w tygodniu (hybrydowo), jak również regularnie (regularna praca zdalna).
Projekt przewiduje swoiste dwa tryby pracy zdalnej, które można określić jako zwykły (potrzebna zgoda pracownika) i nadzwyczajny (na polecenie pracodawcy).
Kiedy potrzebna jest zgoda pracownika?
Zasadą przy wprowadzaniu pracy zdalnej jest konieczność uzyskania zgody pracownika. Wymagane będzie zawarcie porozumienie pracownika i pracodawcy w kwestii pracy zdalnej. Taka możliwość istnieje zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i już w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku praca zdalna może być wykonywana z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Kiedy praca zdalna możliwa będzie na polecenie pracodawcy? Oświadczenie pracownika.
Wyjątkowo, w następujących przypadkach, możliwe będzie polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
2) w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
W tych dwóch przypadkach pracodawca będzie miał prawo polecić wykonywanie pracy zdalnej, a zatem zgoda pracownika nie jest wymagana. Pracownik będzie musiał posiadać jednak odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Praca zdalna zgodnie z projektem, może być bowiem wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika tylko, gdy pracownik ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. W tej kwestii pracownik składa pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie o spełnieniu warunków do wykonywania pracy zdalnej przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej. Co ważne, oświadczenie, że pracownik posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej musi zostać złożone bezpośrednio przed wydaniem polecenia.
Porozumienie w sprawie pracy zdalnej lub regulamin pracy zdalnej
W porozumieniu w sprawie pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej należy określić:
1) grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów,
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej może regulować również inne kwestie związane z pracą zdalną zabezpieczające interes pracodawców.
Konsultacje z przedstawicielami pracowników (związki zawodowe, przedstawiciele pozazwiązkowi)
Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną określone się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Zgodnie z projektem jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Praca zdalna a obowiązki informacyjne pracodawcy
W projekcie rozszerzono obowiązki informacyjne pracodawcy. Jeżeli podjęcie pracy zdalnej następuje przy zawieraniu umowy o pracę, pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania o:
1) jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
2) osobie lub organie odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.
Jeżeli podjęcie pracy zdalnej nastąpi w trakcie zatrudnienia, pracodawca przekazuje w postaci papierowej lub elektronicznej pracownikowi wykonującemu pracę zdalną informacje określone jak wyżej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.
Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną
W związku z pracą zdalną pracodawca będzie obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
3) pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.
Dodatkowo pracodawca będzie miał obowiązek:
a) określić zasady ochrony danych (nie tylko osobowych!) przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie,
b) przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą,
c) równego traktowania (nie mniej korzystnie) pracowników wykonujących pracę zdalnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej,
d) umożliwiać pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
Prawa pracodawcy związane z pracą zdalną
Zgodnie z projektem pracodawca będzie miał ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu wykonywania pracy. Jeżeli praca będzie wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika wykonującego pracę zdalną, pracodawca będzie miał prawo w godzinach pracy pracownika przeprowadzać kontrolę:
1) wykonywania pracy,
2) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
– na zasadach określonych w porozumieniu albo regulaminie. Kontrolę będzie można przeprowadzać w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Pracodawca będzie miał obowiązek dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy.
Wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Praca zdalna a BHP
Zgodnie z projektem pracodawca będzie zobowiązany realizować w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Wyjątkowo, pracodawca nie będzie zobowiązany w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną do:
1) realizacji obowiązków w zakresie udzielania pierwszej pomocy;
2) dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
3) zapewniania prawidłowości związanych z obiektami budowlanymi i pomieszczeniami pracy;
4) zapewniania profilaktycznych posiłków i napojów, odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenia niezbędnych środków higieny osobistej.
Warto też zwrócić uwagę na modyfikację reguł w zakresie szkolenia wstępnego. I tak, w przypadku przyjmowania pracownika do pracy zdalnej na stanowisku administracyjno-biurowym, szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy będzie mogło być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie szkolenie okresowe pracownika będzie wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym nawet gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (w przypadku wykonywania pracy zdalnej przepisu art. 2373 § 22 Kodeksu pracy nie stosuje się). Za rozsądny należy uznać zakaz zlecenia prac szczególnie niebezpiecznych i tym podobnych w przypadku wykonywania pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika.
Praca zdalna nie będzie mogła obejmować prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.
W kwestii ryzyka zawodowego projekt przewiduje następujące rozwiązania. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca będzie zobowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej uwzględniające w szczególności wpływ tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy.
Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzać w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcą oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
Samo dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez niego zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez niego, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, będzie odpowiadał pracownik.
Wypadek przy pracy zdalnej
W razie wypadku przy pracy zdalnej pracodawcy będą mieli obowiązek odpowiednio stosować przepisy o wypadkach przy pracy. Oględziny miejsca wypadku będą dokonywane po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie będzie w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego.
Co bardzo istotne, zespół powypadkowy będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.
Praca zdalna okazjonalna
Poza regularnym lub hybrydowym świadczeniem pracy zdalnej nowe przepisy przewidują możliwość wykonywania pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Taki sposób świadczenia pracy zdalnej nazwany jest w projekcie ustawy pracą okazjonalną.
Dla wykonywania takiej pracy potrzebny jest wniosek pracownik.
Nie ma potrzeby zawierania porozumienia czy wydania regulaminu dla pracy zdalnej okazjonalnej. Kontrola wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Instytucja pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnej może być zatem przydatna jeśli pracownicy chcą wykonywać pracę zdalnie jedynie w niewielkim wymiarze.
Podsumowanie
Pracodawcy czekają od kilku lat na wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Nowe regulacje pozwolą z całą pewnością na bardziej elastyczne organizowanie pracy zdalnej i hybrydowej. Pracodawcy uzyskają w końcu podstawę prawną do organizowania takiej pracy po okresie pandemii.
