Szanowni Państwo,

Uprzejmie informujemy, że Business Centre Club został zaproszony przez Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Panią Gertrudę Uścińską do włączenia się w promowanie informacji o projekcie e-akta. Projekt ten jest istotny społecznie, obejmie swoim zasięgiem 2 514 556 pracodawców (płatników składek) oraz 11 mln pracowników (ubezpieczonych). Zachęcamy do

Czego dotyczą zmiany?

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie nowe przepisy. Czas przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 10 lat oraz będzie możliwa ich elektronizacja, tzw. projekt e-akta (Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Od nowego roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowo zatrudnianych osób będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Pracodawca będzie mógł skrócić czas przechowywania akt z 50 do 10 lat za pracowników oraz za osoby zatrudnione na umowę zlecenie od 1 stycznia 1999 roku do 31.12.2018 roku. Aby skorzystać z tej możliwości będzie musiał:

• złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportu informacyjnego – ZUS OSW
• w ciągu 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW przekazać do ZUS raport informacyjny ZUS RIA za osoby, których już nie zatrudnia (zwolnione od 21.12.2018r.)

Nowe przepisy wprowadzają zmiany w obszarze działalności ZUS (Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), jak również w zakresie Kodeksu Pracy oraz w Narodowych Zasobach Archiwalnych i Archiwach. Te uregulowania nakładają nowe obowiązki na płatników a związane są z przekazywaniem do ZUS danych, które później będą zapisane na kontach ubezpieczonych. Pracodawca na bieżąco –  w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA) – będzie przekazywał do ZUS więcej danych za pracowników i zleceniobiorców. Na ich podstawie ZUS ustali prawo do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokość.

Akcje informacyjne planowane przez ZUS

ZUS chce jak najlepiej przygotować pracodawców na nadchodzące zmiany. Dlatego planuje rozpocząć cykl szkoleń dla tej grupy klientów. Szkolenia będą prowadzone elektronicznie oraz tradycyjnymi metodami. Wówczas ZUS odpowie na pytania zainteresowanych. W związku z faktem, iż mogą pojawić się pytania dot. Kodeksu Pracy ZUS podjął współpracę z Państwowa Inspekcją Pracy (PIP).

Informacje o projekcie e-akta dostępne są na stronie: www.e-akta.gov.pl

ZUS również uruchomił stronę poświęconą projektowi: http://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta