Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt zmian przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, który zrewolucjonizuje proces fakturowania w Polsce. Resort potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców.
Terminy wdrożenia KSeF
Zgodnie z założeniami projektu z 11 kwietnia 2025 r. obowiązek wystawiania e-faktur dotknie:
- 1 lutego 2026 r. – dużych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (wraz z podatkiem VAT). Będą to firmy o największym obrocie, które jako pierwsze przejdą na e-faktury.
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów.
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, czyli takich, których miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tys. zł.
Podsumowanie głównych zmian w projekcie KSeF
W projekcie Ministerstwa Finansów zaproponowano szereg zmian w procesie wdrożenia systemu wystawiania e-faktur:
- Wydłużenie okresów przejściowych – do końca 2026 r. możliwe będzie dalsze stosowanie kas rejestrujących, brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (w tym split payment), a mikroprzedsiębiorcy będą czasowo wyłączeni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF (do 10 tys. zł miesięcznie).
- Stały tryb offline24 – wprowadzono dobrowolną możliwość wystawiania faktur offline z kodem QR, z obowiązkiem przesłania do KSeF w następnym dniu roboczym.
- Rok bazowy dla progu 200 mln zł – do weryfikacji progu przychodów brany będzie pod uwagę rok 2024. Limit obejmuje kwotę brutto (z VAT), co przy stawce 23% oznacza próg 162 601 626,02 zł netto.
- Faktury VAT RR – możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
- Aplikacja mobilna KSeF – podatnicy zyskają dostęp do bezpłatnej aplikacji umożliwiającej wystawianie, przeglądanie i udostępnianie e-faktur (po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym).
- Ujednolicenie kodów QR – planowane jest zrównanie struktury kodów QR w trybie online i offline oraz umożliwienie weryfikacji, czy faktura offline została wystawiona przez osobę uprawnioną.
- Podniesienie limitu zwolnienia z VAT – od 1 stycznia 2026 r. limit wzrośnie z 200 tys. zł do 240 tys. zł.
- Odroczenie sankcji – kary za naruszenie obowiązków KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
- Faktury dla konsumentów – możliwe dobrowolne wystawianie faktur w KSeF także dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
- Załączniki do e-faktur – wprowadzenie możliwości dodawania ustrukturyzowanych załączników jako integralnej części faktury, po uprzednim zgłoszeniu przez e-Urząd Skarbowy.
Przygotowania do uruchomienia KSeF
Ministerstwo Finansów planuje w 2025 roku szereg działań mających na celu przygotowanie podatników i dostawców oprogramowania do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 roku. W maju MF udostępniło roboczą wersję struktury logicznej FA(3). W czerwcu mają zostać udostępnione szczegółowe informacje dotyczące nowej wersji systemu tj. dokumentacja API dla systemu KSeF 2.0.
Od końca września możliwe będzie testowanie interfejsu programistycznego w jego nowej wersji. Będzie on dostępny publicznie, co pozwoli integratorom i dużym firmom rozpocząć realne przygotowania techniczne do nowego standardu. Z kolei od 1 listopada podatnicy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur, niezbędne do ich wystawiania w przypadku awarii systemu oraz w trybie offline. W tym samym czasie udostępniona zostanie również testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika, umożliwiająca zapoznanie się z funkcjonalnościami KSeF 2.0 przed jego wejściem w życie. Wersja produkcyjna systemu – umożliwiająca wystawianie e-faktur w rzeczywistym obrocie – ma być gotowa od 1 lutego 2026 r.
Wszystkie te działania potwierdzają, że KSeF nie tylko nabiera tempa, ale z dużym prawdopodobieństwem stanie się obowiązkowy już w 2026 roku. Choć wiele kwestii zostało doprecyzowanych, część wątpliwości podatników pozostaje nadal otwarta. Jasny przekaz ze strony resortu jest jednak jednoznaczny: KSeF stanie się rzeczywistością i zarówno podatnicy, którzy jeszcze nie rozpoczęli przygotowań, jak i ci, którzy je wstrzymali, powinni jak najszybciej wznowić prace nad wdrożeniem.
Więcej: KSeF 2026 i 2027: Ministerstwo Finansów przedstawia plan wdrożenia
Autor: Łukasz Kacprzyk, Supervisor, Bieżące Doradztwo Podatkowe, Grant Thornton
Kontakt: +48 22 205 4800, kontakt@pl.gt.com
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie. W Polsce działamy od 1993 roku. Zatrudniamy zespół ponad 1000 osób, posiadamy biura w 7 kluczowych aglomeracjach, a rocznie obsługujemy ponad 2,4 tys. Klientów. Na świecie jesteśmy obecni w 147 krajach i zatrudniamy ponad 68 tys. pracowników, a historia firmy sięga 1904 roku.
