System kaucyjny, którego start zaplanowano na 1 października 2025 r., wprowadzi istotne zmiany nie tylko w zakresie gospodarowania opakowaniami, ale także w obszarze podatków. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe obowiązki związane z rozliczaniem VAT. Niepewność interpretacyjna i brak jasnych wytycznych rodzą liczne pytania oraz ryzyko popełnienia błędów.
Jak rozliczać VAT w systemie kaucyjnym?
Wprowadzenie systemu kaucyjnego niesie ze sobą znaczące konsekwencje na gruncie podatku VAT.
Kaucja będzie doliczana na każdym etapie obrotu – od producenta lub importera, przez hurtowników, aż po detalistów – jednak zgodnie z nowymi regulacjami nie będzie ona wchodzić do podstawy opodatkowania VAT. Dla sprzedawców detalicznych oznacza to konieczność rzetelnego ewidencjonowania zarówno pobieranych, jak i zwracanych kwot kaucji.
Z kolei producenci i importerzy będą musieli uwzględnić wartość opakowań, które nie zostały zwrócone w danym roku, i od tej wartości naliczyć VAT w rozliczeniu rocznym.
Operatorzy systemu kaucyjnego, odpowiedzialni za zarządzanie obiegiem opakowań i rozliczeniami finansowymi, również zostaną objęci dodatkowymi obowiązkami – w tym w zakresie ewidencji i sprawozdawczości.
Choć główne założenia reformy są już znane, wiele szczegółowych kwestii – zwłaszcza dotyczących obowiązków podatkowych producentów, importerów i operatorów – pozostaje niejasnych. Brak precyzyjnych wytycznych zwiększa ryzyko interpretacyjne i może prowadzić do trudności we wdrażaniu nowych zasad w praktyce gospodarczej.
Stawka VAT i zapłata podatku
W systemie kaucyjnym opodatkowaniu VAT podlegać będzie różnica między kaucjami od wprowadzonych a zwróconych opakowań. Przepisy nie wskazują jednak, jaką stawkę VAT zastosować do niezwróconej kaucji. Możliwe są dwa podejścia – stawka podstawowa 23% lub stawka zgodna z tą, która obowiązywała przy pierwotnej sprzedaży. To drugie rozwiązanie wymagałoby ścisłej ewidencji i integracji systemów uczestników systemu kaucyjnego.
Niejasna pozostaje także kwestia, na jaki rachunek VAT operatorzy mają wpłacać podatek – brakuje przepisów określających, czy powinien to być mikrorachunek operatora, czy podmiotu wprowadzającego opakowanie na rynek.
Obowiązki ewidencyjne
Nowe przepisy dotyczące systemu kaucyjnego nakładają na producentów, importerów i operatorów obowiązek prowadzenia ewidencji, która umożliwi określenie podstawy opodatkowania – m.in. poprzez wykazanie liczby wprowadzonych i zwróconych opakowań objętych systemem.
Ustawodawca nie przewidział jednak wzoru takiej ewidencji ani rozporządzenia wykonawczego w tym zakresie, co oznacza, że każdy z uczestników systemu musi samodzielnie przygotować odpowiedni model – dostosowany do skali działalności – do 1 października 2025 r.
Brak precyzyjnych wytycznych budzi wątpliwości co do zakresu danych, jakie powinny znaleźć się w ewidencji, np. czy konieczne będzie uwzględnienie stawki VAT właściwej dla danej dostawy.
Z uwagi na krótki czas pozostały do wejścia w życie systemu, przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przeanalizować nowe obowiązki i dostosować swoje systemy ewidencyjne.
Rozliczenie kaucji w JPK_V7
Producenci i importerzy będą rozliczać VAT od niezwróconych opakowań w deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy kolejnego roku – czyli w JPK_V7M za styczeń lub JPK_V7K za pierwszy kwartał. W praktyce oznacza to konieczność złożenia pierwszych deklaracji uwzględniających kaucję do 25 lutego 2026 r. (lub 25 kwietnia 2026 r. przy rozliczeniach kwartalnych).
Problem w tym, że wciąż nie ogłoszono nowej wersji struktury JPK_V7, która umożliwiałaby prawidłowe wykazanie tego rodzaju rozliczeń. Przedsiębiorcy nie wiedzą więc, jak przygotować się do ujęcia podatku od niezwróconych opakowań ani jak uwzględnić wpłaty dokonywane przez operatorów systemu jako płatników.
Niewiadomą pozostają również obowiązki deklaracyjne samych operatorów – mimo że to oni będą odpowiedzialni za pobór i odprowadzenie podatku. Przepisy nie przewidują obecnie osobnego formularza ani informacji, które operatorzy mieliby składać (na wzór np. płatników PIT). Brak jasnych regulacji zwiększa ryzyko błędów i utrudnia przygotowania do wdrożenia systemu.
Więcej: System kaucyjny w VAT: korzyść dla środowiska, wyzwanie dla firm
Autorka: Iga Jóźwiak, Supervisor, Bieżące Doradztwo Podatkowe, Grant Thornton
Kontakt: +48 22 205 4800, kontakt@pl.gt.com
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie. W Polsce działamy od 1993 roku. Zatrudniamy zespół ponad 1000 osób, posiadamy biura w 7 kluczowych aglomeracjach, a rocznie obsługujemy ponad 2,4 tys. Klientów. Na świecie jesteśmy obecni w 147 krajach i zatrudniamy ponad 68 tys. pracowników, a historia firmy sięga 1904 roku.
