Z początkiem stycznia 2026 roku w Polsce wejdą w życie nowe zasady rozliczania kosztów związanych z samochodami osobowymi wykorzystywanymi w działalności gospodarczej. Od tego momentu możliwość odliczenia kosztów amortyzacji lub rat leasingu i najmu będzie uzależniona od poziomu emisji CO₂ danego pojazdu. Zmiany są znaczące: dotychczasowy limit 150 000 zł dla aut spalinowych spadnie do 100 000 zł, natomiast auto niskoemisyjne (do 50 g CO₂/km) będzie mogło korzystać z odliczeń do 150 000 zł, a pojazdy elektryczne lub wodorowe do 225 000 zł.

W praktyce oznacza to obniżenie możliwości odliczeń o około 33% w przypadku samochodów spalinowych. Nadwyżki wydatków ponad progowe kwoty nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, co bezpośrednio wpłynie na wzrost podstawy opodatkowania oraz obciążeń składkowych – zwłaszcza dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym. Dla firm, które planują lub realizują inwestycje w flotę samochodową, zmiana ta wiąże się z koniecznością wyboru modelu i momentu zakupu już w perspektywie końca 2025 roku.

Nie mniej istotne jest to, że brak przepisów przejściowych dla leasingów i wynajmu długoterminowego może oznaczać ograniczenie korzyści podatkowych nawet dla umów zawartych jeszcze przed 2026 rokiem. Taka niepewność wymaga od przedsiębiorców proaktywnego podejścia, opartego na analizie danych i elastycznym planowaniu.

Biznes w świecie szybko zmieniających się regulacji

Nowe przepisy to nie wyjątek, lecz kolejny element dynamicznego i coraz bardziej złożonego systemu regulacji gospodarczych. Firmy mierzą się równolegle z rosnącą presją związaną z transformacją energetyczną, automatyzacją sprawozdawczości niefinansowej oraz cyfryzacją kontroli podatkowych. Wprowadzane zmiany często mają charakter odgórny i wymuszają szybkie dostosowanie się do nowych realiów – nierzadko bez pełnej jasności co do interpretacji przepisów.

W kontekście flot samochodowych dodatkowym wyzwaniem są planowane ograniczenia wjazdu pojazdów spalinowych do stref czystego transportu (SCT) w największych miastach, rosnące ceny paliw kopalnych, a także zmienność kosztów serwisowych i ubezpieczeniowych. W tym kontekście zarządzanie flotą musi być nie tylko sprawne operacyjnie, ale także przewidujące i oparte na danych.

Wsparcie decyzji na podstawie danych – praktyczne podejście

Przedsiębiorca dysponujący flotą samochodową nie może dziś działać na podstawie założeń sprzed kilku lat. To, co było opłacalne w 2021 czy 2022 roku, dziś może generować straty. Dane z użytkowania pojazdów, emisji, zużycia paliwa i stylu jazdy pozwalają podejmować decyzje szybciej i z mniejszym ryzykiem.

Kluczowe kroki, które warto podjąć:

1. Audyt floty – warto stworzyć wewnętrzne zestawienie pojazdów według ich poziomu emisji CO₂, kosztów nabycia, średniego zużycia paliwa i wartości rezydualnej. Takie podejście pozwala nie tylko optymalnie dobrać moment sprzedaży i zakupu nowego pojazdu, ale także wybrać model odpowiadający nowym limitom podatkowym.
2. Porównanie kosztów operacyjnych i całkowitego kosztu posiadania (TCO) – pojazdy pozornie tańsze często okazują się droższe w całym cyklu życia. Narzędzia analityczne potrafią wykazać, że wybór auta elektrycznego może już dziś przynieść niższy TCO w perspektywie 4–5 lat.
3. Ewidencja jazdy prywatnej i służbowej – wielu przedsiębiorców lekceważy ten aspekt, tymczasem w świetle przepisów to rozróżnienie decyduje m.in. o prawie do pełnego odliczenia VAT czy zaliczenia kosztów użytkowania pojazdu. Brak wiarygodnych danych może skutkować decyzjami niekorzystnymi przy kontroli.
4. Wczesne planowanie inwestycji – nie warto czekać na ostatnią chwilę z wymianą floty. Zakup pojazdu spalinowego za 120 000 zł jeszcze w 2025 roku może zostać rozliczony na zasadach obecnych, natomiast ten sam zakup w 2026 roku będzie już objęty limitem 100 000 zł.

Automatyzacja ewidencji i ochrona prywatności kierowcy

Odpowiedzią na powyższe wyzwania są rozwiązania automatyzujące przypisywanie przejazdów do kategorii służbowych i prywatnych. Niektóre systemy telematyczne umożliwiają kierowcy wskazanie trybu podróży jednym kliknięciem lub automatycznie klasyfikują typ trasy na podstawie ustalonych reguł.

Tego typu funkcje są szczególnie istotne w kontekście przepisów podatkowych i ochrony danych osobowych. Przedsiębiorca ma dostęp do rzetelnych informacji, umożliwiających rozliczenie kosztów zgodnie z prawem, a jednocześnie nie narusza prywatności pracowników. System nie analizuje danych wrażliwych, lecz jedynie klasyfikuje rodzaj podróży.

Warto też podkreślić, że ewidencja prowadzona w systemie informatycznym, z uwzględnieniem czasu, lokalizacji i charakteru trasy, jest dla organów skarbowych dowodem znacznie bardziej wiarygodnym niż ręcznie uzupełniany arkusz kalkulacyjny.

W jaki sposób technologia wspiera stabilność i rozwój?

Telematyka przestała być domeną firm transportowych. Dziś korzystają z niej także małe i średnie przedsiębiorstwa z branży usługowej, handlowej czy produkcyjnej. Powody są konkretne:

• Śledzenie emisji i efektywności – dane pozwalają weryfikować, które pojazdy emitują najwięcej CO₂, zużywają nadmiar paliwa lub są zbyt często wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem.
• Porównywanie pojazdów w ramach floty – dzięki raportom można ocenić, które modele najlepiej sprawdzają się w danym typie eksploatacji i jak zmienia się ich efektywność z czasem.
• Oszczędności w ubezpieczeniach i serwisie – dane telematyczne coraz częściej wpływają na stawki OC i AC (tzw. usage-based insurance). Systemowe podejście do danych pozwala także planować serwis prewencyjnie, zmniejszając ryzyko awarii.
• Wsparcie decyzji inwestycyjnych – na podstawie obiektywnych danych można z wyprzedzeniem zaplanować wymianę floty, przejście na pojazdy niskoemisyjne, lub negocjacje z firmą leasingową.

Wszystkie te działania wspierają stabilność kosztową firmy, pomagają zwiększyć jej odporność na zmienność otoczenia i dają przewagę nad konkurencją, która nadal działa intuicyjnie.

Jak budować odporność floty i mobilności na przyszłość Twojego biznesu?

Zmiana zasad rozliczeń aut firmowych od 2026 roku to jasny sygnał, że polityka fiskalna będzie coraz silniej promować dekarbonizację transportu. Przedsiębiorcy, którzy dziś podejmą konkretne działania, mogą zabezpieczyć się przed negatywnymi skutkami tej zmiany i wykorzystać ją jako impuls do transformacji floty.

Rzetelna analiza danych, wykorzystanie technologii telematycznej oraz przemyślane decyzje inwestycyjne pozwalają nie tylko zoptymalizować koszty, ale też uniknąć błędów, które mogą kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych rocznie. W świecie, gdzie zmiany są jedyną stałą, przewagę zyskują ci, którzy podejmują decyzje na podstawie wiarygodnych informacji.

Na polskim rynku rozwiązania Cartrack Polska należą do najczęściej wybieranych przez przedsiębiorstwa różnych branż – od logistyki, przez serwis i sprzedaż, aż po firmy usługowe i produkcyjne. To efekt połączenia zaawansowanej technologii z przejrzystym modelem współpracy i fachowym doradztwem, które nie kończy się na wdrożeniu systemu. Cartrack Polska to organizacja stabilna, obecna na rynku od lat, która stawia na budowanie długofalowych relacji z klientami i realne wsparcie w podejmowaniu decyzji flotowych – zarówno tych operacyjnych, jak i strategicznych. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym taka przewidywalność i partnerstwo nabierają szczególnego znaczenia.

Kontakt:

Cartrack Polska
Telefon: 666 202 000
Mail: bok@cartrack.pl