Cyfryzacja, automatyzacja i sztuczna inteligencja to dziś priorytety, wokół których koncentruje się wiele organizacji. Coraz więcej firm inwestuje w nowe systemy ERP, robotyzację procesów (RPA) czy rozwiązania oparte na AI, oczekując szybkiego wzrostu efektywności.
W praktyce jednak sama technologia rzadko rozwiązuje problemy organizacyjne. Jeśli procesy są nieuporządkowane, niewystandaryzowane lub zawierają liczne nieefektywności, nowe narzędzia często jedynie utrwalają istniejące problemy zamiast je eliminować. Wiele organizacji, szczególnie tych rozwijających się dynamicznie lub funkcjonujących w strukturach grup kapitałowych, z czasem gromadzi nieefektywności, dublujące się działania i procesy, które nigdy nie zostały świadomie zaprojektowane. Po prostu „wydarzyły się” w codziennej pracy zespołów.
Dlatego punktem wyjścia do każdej transformacji powinien być kompleksowy przegląd procesów biznesowych, który nie tylko pozwala zidentyfikować rzeczywiste problemy, ale przede wszystkim zbudować solidny fundament pod dalszy rozwój i digitalizację. Bez ustandaryzowanych, dobrze zrozumianych procesów, wdrożenie nowych technologii często kończy się porażką lub jedynie automatyzuje istniejący chaos.
Studium przypadku – spółka z polskiej grupy kapitałowej
Tło projektu: Organizacja od wielu lat rozwijała się dynamicznie, jednak procesy biznesowe ewoluowały w sposób naturalny, bez ich świadomego projektowania i regularnego przeglądu. W organizacji brakowało myślenia procesowego: procesy nie były mierzone, nie istniały wskaźniki efektywności, a brak standaryzacji, liczne wąskie gardła i nieefektywności przekładały się na wyższe koszty oraz problemy jakościowe. Zespół, mimo dużego zaangażowania, funkcjonował w warunkach powtarzających się nieefektywności, co wpływało negatywnie na motywację. Dodatkowym wyzwaniem były wcześniejsze, nieudane próby wdrożenia systemów IT i robotów, które nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.
Zakres prac: Zespół Gekko advisoryNOW przeprowadził szczegółowy przegląd procesów obejmujący m.in. finanse i księgowość, HR, IT oraz administrację. Zrealizowano kilkadziesiąt godzin warsztatów procesowych z pracownikami i menadżerami, dzięki którym zidentyfikowano ponad 70 istotnych problemów i nieefektywności. Na tej podstawie opracowano ponad 120 inicjatyw optymalizacyjnych, mapę drogową ich wdrożenia, uwzględniającą priorytety, zależności i realne możliwości organizacji.
Rezultaty: W wyniku przeglądu procesów w spółce uruchomiono program optymalizacji, w który aktywnie zaangażowani są zarówno pracownicy, jak i liderzy zmian. Opracowano zestaw KPI umożliwiających bieżące mierzenie efektywności procesów. Organizacja wdrożyła podejście ciągłego doskonalenia oraz elementy lean management, co przełożyło się na wzrost elastyczności i efektywności działania. Równie istotnym efektem był wzrost motywacji zespołu – pracownicy po raz pierwszy poczuli, że ich zgłaszane problemy zostały wysłuchane i realnie zaadresowane. Przygotowane rozwiązania stały się również podstawą do wdrażania automatyzacji oraz rozwiązań wykorzystujących machine learning i sztuczną inteligencję.
***
Doświadczenia z tego projektu, a także wielu innych zrealizowanych przez Gekko advisoryNOW potwierdzają, że skuteczna optymalizacja procesów jest jednym z najważniejszych elementów budowania nowoczesnej organizacji. Przegląd procesów pozwala wyeliminować nieefektywności i stworzyć solidne podstawy do wdrażania AI, automatyzacji czy robotyzacji. Po drugie, działania optymalizacyjne powinny być prowadzone według sprawdzonej metodyki, która pozwala przełożyć obserwacje na konkretne inicjatywy i mierzalne rezultaty. Wreszcie, największą wartość przynosi połączenie doświadczenia ekspertów procesowych z praktyczną wiedzą pracowników, którzy na co dzień realizują poszczególne procesy. To właśnie taka współpraca pozwala wypracować rozwiązania, które są jednocześnie skuteczne, realistyczne i trwałe.
Violetta Malek
+48 606 564 406
Paweł Młyński
+48 601 222 925
Zastanawiasz się, ile potencjału do usprawnień kryje się w procesach Twojej organizacji? Skontaktuj się z zespołem Gekko advisoryNOW i dowiedz się, jak uporządkować procesy, zwiększyć efektywność oraz przygotować firmę do skutecznej automatyzacji i wykorzystania AI.
