Joanna Torbé
Przyjęty przez Radę Ministrów projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją stanowi część przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu: „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców.” Projekt przewiduje dwie zasadnicze zmiany, które zdaniem BCC ułatwią pracodawcom realizowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
Krytycznie należy ocenić jednak nałożenie na płatników składek dodatkowego obowiązku informacyjnego do ZUS, dotyczącego przekazywania danych dot. wypłacanego przychodu, niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Z uwagi na bardzo ogólne sformułowanie przepisu, a tym samym brak wskazania wykazu dokumentów, obejmujących dane, o których mowa powyżej, istnieje ryzyko nadużywania tego uprawnienia przez ZUS, który będzie mógł żądać od pracodawców bardzo szczegółowych informacji i dokumentów płacowych oraz finansowych firmy. BCC proponuje uszczegółowienie powyższego przepisu, co pozwoliłoby na wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych oraz ograniczałoby ryzyko nadużyć ze strony ZUS.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy:
Zasadniczo, zdaniem BCC, proponowane zmiany są korzystne dla przedsiębiorców. Obecne regulacje czynią odpowiedzialnym za przechowywanie dokumentacji jedynie pracodawcę, który ponosi z tego tytułu nakłady finansowe, które zwiększają się proporcjonalnie do liczby zatrudnionych pracowników. Zatem skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Według szacunków Ministerstwa Rozwoju, łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą aż 130 mln zł.
Akt osobowych nie można obecnie prowadzić w formie elektronicznej. Pomimo braku wyraźnego, ustawowego obowiązku papierowego przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, pracodawcy tworzący ją w postaci elektronicznej, obecnie mogą ją traktować tylko jako wersję pomocniczą. Przepisy w tym zakresie są niewątpliwie archaiczne i niedopasowane do aktualnie dostępnych rozwiązań technologicznych, dlatego też pracodawcy już od kilku lat postulowali o ich zmianę.
Zmiany, o których mowa powyżej ułatwią pracodawcom prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy z technicznego punktu widzenia oraz będą miały wpływ na realne oszczędności po stronie pracodawców.
Szczegółowy komentarz w załączeniu
