Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to, że zarówno duże korporacje, jak i mikroprzedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w formie elektronicznej i przesyłać je za pośrednictwem KSeF. Jest to największa zmiana w zakresie rozliczeń podatkowych od lat, której celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur w Polsce.
Najważniejsze założenia KSeF 2.0
KSeF 2.0 wprowadza obowiązek wystawiania wszystkich faktur w systemie centralnym. Oznacza to rezygnację z faktur papierowych oraz zwykłych plików PDF. Faktura będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie przesłania jej do systemu, a nabywca otrzyma ją w formie elektronicznej poprzez KSeF.
System zostanie wyposażony w dodatkowe funkcjonalności, które mają ułatwić przedsiębiorcom pracę. Przewidziano możliwość dołączania załączników do faktur, stosowania certyfikatów KSeF oraz korzystania z tzw. wizualizacji faktur.
Tryb offline24
Jednym z najważniejszych rozwiązań KSeF 2.0 jest wprowadzenie trybu offline24. Umożliwia on wystawienie faktury w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma dostępu do systemu, na przykład z powodu awarii technicznej czy braku internetu. W takim przypadku podatnik może wygenerować fakturę w trybie offline, a następnie ma obowiązek przesłać ją do KSeF najpóźniej kolejnego dnia roboczego.
Datą wystawienia faktury będzie wówczas data wskazana na dokumencie, a nie data jej przesłania do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje zgodność z wymogami dotyczącymi terminowości wystawiania faktur. Jednocześnie faktura zostanie uznana za ważną dopiero w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie.
Rozwiązanie to pozwala przedsiębiorcom uniknąć sytuacji, w której brak dostępu do KSeF uniemożliwiłby im wystawienie dokumentu. W praktyce jednak tryb offline24 będzie wymagał dużej dyscypliny. Każda faktura musi zostać przesłana do systemu w ustawowym terminie. Dodatkowo dokumenty offline będą musiały być oznaczone specjalnymi kodami QR, co stanowi dodatkowe wyzwanie organizacyjne.
Wyzwania i ryzyka dla przedsiębiorców
Obowiązkowe wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania systemów księgowych i procedur wewnętrznych w każdej firmie. Dla wielu przedsiębiorców będzie to wymagało inwestycji w oprogramowanie oraz przeszkolenia pracowników.
Największym wyzwaniem może okazać się właśnie tryb offline24. Z jednej strony stanowi on zabezpieczenie przed ryzykiem technicznym, z drugiej jednak wprowadza dodatkowe obowiązki i sankcje za nieterminowe przesyłanie faktur do systemu. W praktyce może to prowadzić do sporów interpretacyjnych i konieczności szczegółowego monitorowania terminów.
Podsumowanie
KSeF 2.0 to narzędzie, które ma zrewolucjonizować polski system podatkowy. Jego głównym celem jest zwiększenie przejrzystości i uszczelnienie systemu, ale dla przedsiębiorców oznacza to znaczną zmianę w codziennym prowadzeniu działalności.
Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF. Najlepiej poprzez analizę procesów księgowych, dostosowanie systemów informatycznych oraz zaplanowanie procedur awaryjnych związanych z trybem offline24.
Autor: Dawid Rejmer, ekspert BCC ds. firm rodzinnych oraz prawnych i finansowych aspektów sukcesji biznesu
tel: 601 070 644 e-mail: dawid.rejmer@bcc.org.pl
Radca prawny, absolwent studiów doktoranckich na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Tematem rozprawy jest “Regulacja bilansowych aspektów połączenia spółek w kodeksie spółek handlowych i innych ustawach”. Absolwent studiów licencjackich i magisterskich w Szkole Głównej Handlowej na kierunku Finanse i Rachunkowość. Członek ACCA, czyli międzynarodowej organizacji zrzeszającej specjalistów z zakresu finansów i rachunkowości. Sukcesor i Partner w rodzinnej kancelarii prawno-konsultingowej: “Kancelarii Finansowej LEX”. Ekspert w zakresie firm rodzinnych. Współpracuje z organizacjami zrzeszającymi biznes rodzinny, m.in. z Inicjatywą Firm Rodzinnych. Organizuje wiele wydarzeń skierowanych do środowiska młodego pokolenia, które przygotowuje się do przejęcia biznesu rodzinnego. Jest także praktykiem biznesu. Klienci bardzo sobie cenią jego interdyscyplinarne podejście do tematu (patrzy na każdy problem oczami prawnika i finansisty). Specjalista w zakresie prawa cywilnego, handlowego i gospodarczego. Aktywnie uczestniczy w procesach służących opiniowaniu projektów ustaw adresowanych do firm rodzinnych w Polsce. Wykładowca studiów podyplomowych i prelegent na konferencjach branżowych
