Tegoroczne składanie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych wymaga większej uwagi niż w poprzednich latach. Istotna zmiana dotyczy formy uchwał składanych do RDF.
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym roku użytkownicy mogą korzystać z nowego systemu RDF, zintegrowanego z Portalem Rejestrów Sądowych. W praktyce została również wprowadzona istotna zmiana w zakresie funkcjonalności RDF. Zgodnie z art. 19e ust. 3 ustawy o KRS, jeśli do RDF dołączamy skany uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o pokryciu straty lub przeznaczeniu zysku, to powinny być one opatrzone:
→ kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
→ podpisem zaufanym albo
→ podpisem osobistym.
Powyższy podpis powinien należeć do:
→ co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisanej jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu (np. członek zarządu), albo
→ prokurenta, syndyka, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatora.
Nowe wymogi dla uchwał składanych do RDF
Sam skan dokumentu podpisanego odręcznie już nie wystarczy, jeżeli nie zostanie dodatkowo prawidłowo podpisany elektronicznie przed złożeniem w RDF. To niewielka zmiana formalna, ale może mieć duże znaczenie praktyczne. Błędnie przygotowany załącznik może zablokować skuteczne złożenie dokumentów do RDF, ponieważ system odrzuca dokumenty w postaci skanów.
Z tego względu przed złożeniem dokumentów do RDF warto upewnić się, że uchwały są przygotowane nie tylko poprawnie merytorycznie, ale również w formie akceptowanej przez system RDF.
Jak prawidłowo podpisać uchwały?
Obecnie istnieją trzy sposoby rozwiązania kwestii podpisywania uchwał do RDF:
→ sporządzenie uchwał od razu w formie elektronicznej i opatrzenie ich wymaganymi podpisami elektronicznymi przez osoby uprawnione;
→ przygotowanie uchwał w tradycyjnej formie papierowej, ich własnoręczne podpisanie, a następnie zeskanowanie i podpisanie pliku elektronicznie zgodnie z art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. W takim przypadku skan dokumentu podpisuje elektronicznie co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS i która jest uprawniona do reprezentacji podmiotu (np. członek zarządu) albo prokurent, syndyk, zarządca czy likwidator;
→ skan uchwały w tradycyjnej formie papierowej z własnoręcznymi podpisami, dodatkowo podpisany elektronicznie przez profesjonalnego pełnomocnika.
Na co warto zwrócić uwagę przed złożeniem dokumentów
Przeprowadzona modernizacja systemu RDF wprowadza nie tylko usprawnienia w zakresie cyfryzacji, ale również dodatkowe obowiązki natury formalnej przy składaniu dokumentów finansowych. Przygotowując dokumenty do złożenia w RDF, warto więc zadbać nie tylko o prawidłową treść uchwał, ale również o ich właściwą formę.
Autorka: Klaudia Szymańska – aplikantka radcowska, junior associate w Lawspective
Specjalizuje się w sprawach gospodarczych i obsłudze korporacyjnej. Ma kilkuletnie doświadczenie w doradztwie dla przedsiębiorców, obejmującym m.in. prawo cywilne, handlowe, energetyczne, autorskie oraz postępowania cywilne. Reprezentuje także banki w sporach z konsumentami dotyczących kredytów walutowych. Jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji UAM w Poznaniu i odbywa aplikację radcowską przy OIRP w Poznaniu.
Lawspective: nasz zespół tworzą doświadczeni prawnicy z szerokimi kompetencjami, wiedzą i prawdziwym zaangażowaniem w rozwiązywanie nawet najbardziej złożonych problemów prawnych. Zbudowaliśmy unikalne kompetencje w bieżącym wsparciu instytucji finansowych obejmującym każdy aspekt ich działalności – od kwestii produktowych i regulacyjnych, przez transakcje, stałą obsługę, aż po masowe postępowania sporne. Zdobyte doświadczenie pozwoliło nam ugruntować silną pozycję również w segmencie obsługi przedsiębiorców spoza branży finansowej – między innymi w branży produkcyjnej, deweloperskiej, spożywczej, nieruchomościowej i energetyki odnawialnej. Stale rozwijamy specjalizacje w zakresie obsługi prawnej sukcesji biznesowej oraz kompleksowej obsługi klientów indywidualnych.
Kontakt: +48 22 856 55 30, office@lawspective.pl
