Popandemiczny rynek pracy wymaga nowych regulacji prawnych. Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy Kodeksu Pracy, która definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Przepisy zastąpią obowiązujące regulacje dotyczące telepracy.
Praca zdalna i hybrydowa to coraz powszechniejsze modele świadczenia zawodowych obowiązków, stąd konieczność dostosowania kodeksu pracy do aktualnych realiów. Nowelizacja kodeksu pracy czeka na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw. Vacatio legis wynosi dwa miesiące, dlatego przepisy dotyczące pracy zdalnej obowiązywać będą od początku kwietnia 2023.
Do tego czasu pracodawcy muszą wdrożyć regulacje dotyczące pracy zdalnej do przepisów wewnątrzzakładowych i dostosować się do nowych zasad. Obecnie praca zdalna organizowana jest na zasadach dużej dowolności i to się zmieni. Dwa miesiące dla pracodawców to czas na przygotowanie adekwatnych regulacji firmowych i wdrożenie nowych przepisów, które w wielu miejscach pozostawią pracodawcom pole do kształtowania pracy zdalnej, szczególnie w kwestiach odpłatności za koszty ponoszone przez pracowników. Już od dłuższego czasu pracujemy z pracodawcami nad zaimplementowaniem tych przepisów. – mówi Joanna Torbé-Jacko, Adwokat, Ekspert Business Centre Club ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Na pracodawców nałożone zostaną nowe obowiązki, w tym w szczególności obowiązek zapewnienia narzędzi do pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, jak również obowiązki informacyjne oraz z zakresu BHP.
Jednym z najtrudniejszych wyzwań będzie opracowanie regulaminu pracy zdalnej i warto już dzisiaj zacząć go tworzyć. Pracodawca będzie zobowiązany m.in.: dostarczyć pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca będzie mógł, w porozumieniu zawartym z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, określić zasady wykorzystywania przez tego pracownika materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, a niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Ekwiwalent ten może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.” – podkreśla dr Magdalena Rycak, radca prawny w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR.
Nowelizacja ustawy przewiduje określenie zasad wykonywania pracy zdalnej, która będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę. Natomiast osoby zatrudnione powinny co do zasady złożyć wniosek o pracę zdalną w formie papierowej lub elektronicznej. Ograniczona zostanie możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy.
Zasadniczo głównym celem wprowadzanych zmian jest to, aby praca zdalna była wynikiem uzgodnień pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą, a nie tylko jednostronną decyzją tego ostatniego. – dodaje Joanna Torbé-Jacko.
Przepisy przewidują dwa tryby pracy zdalnej: zwykły (wymagana zgoda pracownika) oraz nadzwyczajny (na polecenie pracodawcy). Zgodnie z nowym art. 6718 k.p. praca może być wykonywana całkowicie (regularna praca zdalna) lub częściowo (hybrydowo) w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nie ma przy tym znaczenia częstotliwość pracy zdalnej, może być wykonywana np. raz w tygodniu, jak również regularnie. Oznacza to w praktyce, że w godzinach pracy pracownik musi przebywać w zgłoszonym miejscu (nie może się przemieszczać) i być dostępny. Przy okazjonalnej pracy zdalnej nie jest wymagane porozumienie czy regulamin pracy zdalnej.
Pracodawca co do zasady nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:
• pracownicy w ciąży,
• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
• pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia),
• pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia).
Dodatkowe informacje: Joanna Torbé-Jacko, ekspertka BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
tel. 792 244 012, e-mail: joanna.torbe@bcc.org.pl
